Zeit und Leben – 12 Schritte sie effektiv zu steigern

By on 16. Juni 2015
Zeit und Leben steigern
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Meine Erfahrung im Business haben mich eine Wahrheit gelehrt: Zur Steigerung der eigenen Produktivität, Zufriedenheit, Gelassenheit oder deines Einflusses, ist es wichtig, die 12 Regeln der Zeit wirklich zu verstehen.

1. Setze dir Ziele

Der effektivere Umgang mit deiner Zeit ist irrelevant, wenn Du nicht weißt, was Du mit ihr anfangen möchtest. Im Zeitmanagement ist der Kompass wichtiger als die Uhr. Du musst genau wissen, wo Du hingehen willst und deine Zeit für Dinge nutzen, die Dich dort hinbringen.

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Viele Menschen bemühen sich, effizienter zu sein, ohne zunächst das Wichtigste zu tun: Ziele zu setzen. Es ist so, als würde man sich auf dem Weg in eine unbekannte Stadt verirren. Es hilft nicht, schneller zu fahren, wenn man in die falsche Richtung unterwegs ist. Finde erst die Richtung heraus und halte dann stets den Kurs.

Sobald Du deine Liste von Zielen einmal erstellt hast, wird sie dir verraten, was dir wichtig ist.

2. Analysiere, wie du deine Zeit verbringst

Es ist immer gut zu wissen, wofür Du momentan deine Zeit aufwendest. Du kannst dieses leicht ermitteln, indem du alle 15 Minuten eine Stoppuhr ablaufen lässt: Jedes Mal, wenn der Ton erklingt, notierst Du, was du gerade machst. Alternativ kannst Du deinen Tag auch in 15-Minunten-Blöcke aufteilen und jede Aktivität aufschreiben.

Sobald Du deine Zeitprotokolle vorliegen hast, begutachte sie. Wie sehen sie in Bezug auf deine Ziele aus? Investierst du deine Zeit wirklich dort, wo deine Prioritäten liegen?

3. Führe eine To-Do-Liste

Dies klingt vielleicht zu einfach, aber es ist die Grundlage aller Zeitmanagementsysteme. Deine To-Do-Liste kann elektronisch sein, auf exquisitem Papier, in einem Notizblock oder auf losen Zetteln festgehalten werden. Der Schlüssel ist es, alles was Du erreichen möchtest, auf einer Liste zu haben. Meine To-Do-Liste kann Einzeiler wie „Beitragsplanung 4. Quartal 2015“ enthalten, die dann auf eine viel größere Datei oder gar eine Dateisammlung hinweisen.

4. Priorisiere Deine Liste

Sobald Du deine Liste erstellt hast, bestimme, welche Punkte wichtig sind. Markiere diese mit einem Textmarker oder einem roten Stift oder auf eine andere Weise, die sie hervorhebt.

Manchmal finde ich meine To-Do-Liste zu lang. Jeder Punkt auf der Liste ruft mir zu: „Beachte mich!“, auch jene, die nicht als wichtig markiert wurden. In diesen Fällen nehme ich ein weißes Blatt Papier, decke meine To-Do-Liste ab und schreibe nur die drei oder vier wichtigsten Punkte auf. Es sind die, auf die es sich zu konzentrieren gilt.

5. Vermeide es, Dinge aufzuschieben

Ich verwende eine Reihe von Tricks, um meine unterschwelligen Tendenzen, Dinge aufzuschieben, zu unterbinden. Zum Beispiel mache ich gerne einen Ausdruck meiner digitalen To-Do-Liste. Ich drucke diese regelmäßig aus, da neue Punkte hinzukommen und die abgehakten Aufgaben wegfallen. Ich schaue mir dann die als wichtig markierten Aufgaben an und diejenigen, die aus irgendeinem Grund unerledigt geblieben sind.

Andere Menschen sagen oft, dass ich eine gute Selbstkontrolle habe. Doch die Wahrheit ist, dass viel davon sogenannte Umgebungskontrolle ist. Ich kontrolliere meine Umgebung, um all das zu eliminieren, was ich verwenden könnte, um Dinge aufzuschieben. Entferne beispielsweise alle Spiele von deinem Computer, verkaufe deinen Fernseher und lasse alle unproduktiven Aufgaben weg, die dich von der wichtigen Arbeit aufhalten.

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Ich habe einen guten Weg gefunden, um die Aufschieberitis auszumerzen: „Erledige das Schlimmste zuerst.“ Zu Beginn des Tages erledige ich die eine Aufgabe, die mir am meisten Stress bereitet und liegen geblieben ist. Manchmal teile ich nur eine Viertelstunde für das Erledigen dieser Aufgabe ein. Oft ist es dieser kurze Ruck, der mir beim Durchbruch hilft.

Wenn ich mich immer noch dabei ertappe, Aufgaben aufzuschieben, überdenke ich meine Gründe, ein gewisses Ziel festzulegen. Um zusätzliche Motivation zu erzeugen, eine Aufgabe zu erledigen, verstärke ich die Gründe, warum dies getan werden sollte. Vergleichsweise belohnen sich viele Menschen, wenn Sie eine Aufgabe abschließen.

6. Organisation ist das A und O

Gute Organisation und Zeitmanagement sind miteinander verbunden. Ich sehe, dass ich mehr wichtige Dinge erledige, wenn ich all die dazu benötigten Tools zur Hand habe.

Das Gegenteil von Organisation – Chaos, Durcheinander und Desorganisation – haben normalerweise hektische Arbeit zur Folge. Wenn dein Arbeitsplatz völlig zugestapelt ist, dann schreit jedes Blatt: „Schau mich an“. Es kann sein, dass Du auf viel Arbeit sitzen bleibst, ohne die eigentlich wichtigen Dinge erledigt zu haben.

7. Delegieren

Eine Art, deine Zeit zu vermehren, ist die, dir dabei von anderen helfen zu lassen. Der Schlüssel erfolgreichen Delegierens liegt darin, alle Aufgaben abzugeben, die jemand anders sehr viel besser erledigen kann.

Falls du aber meinst, dass Du niemanden hast, der direkt für Dich arbeitet und dem Du Aufgaben delegieren kannst, kein Problem. Denke darüber nach, Dinge an einen Kollegen, einen Vorgesetzten, einem Zulieferer oder sogar an einen Kunden zu delegieren. Betrachte Delegieren wie Networking: Wer in deinem Umfeld könnte am geeignetsten für eine Aufgabe sein?

In manchen Fällen musst du zunächst investieren, so dass er oder sie die Aufgabe übernehmen kann. Auf lange Sicht sind die Ersparnisse meistens die investierte Zeit und Kosten wert.

Nach dem Delegieren vergiss nicht, Dich angemessen zu bedanken. Du magst vielleicht annehmen, dass Menschen ungern Aufgaben zugeteilt bekommen, doch oft ist das genaue Gegenteil der Fall. Menschen werden gerne gefragt, vor allem dann, wenn es sich um etwas handelt, worin sie gut sind.

8. Effizienz-Tricks

Der beste Trick, den ich gefunden habe lautet: “Die Kraft des Während”. Was kannst Du erledigen, während du fährst? Während Du läufst? Während du sauber machst? Während Du Fernsehen schaust? Während Du beim Arzt wartest? Ich bin ein großer Verfechter von Audios und höre mir oft welche an, während ich etwas Anderes tue.

Als Technikfreak mag ich allerlei Programme zur Organisation da draußen, die es mir erlauben, meine Kontakte, To-Do-Listen und Termine zu ordnen. Ich benutze auch verschiedene Geräte, wie Mobiltelefone, Mails oder ähnliche Dienste wie WhatsApp und persönliche virtuelle Assistenten. Der richtige Einsatz von Technologie kann Dir viel wertvolle Zeit einsparen.

9. Es ist in Ordnung Nein zu sagen

„Nein“ zu sagen kann die wirkungsvollste Zeitmethode sein, die es zu meistern gilt. Wenn jemand Dich darum bittet, etwas zu tun, frage Dich, wie wichtig es ist. Hilft es Dir dabei deine Ziele zu erreichen? Ist dies eine Tätigkeit bei der Du besser bist, als die meisten Menschen? Suche nicht immer nach Gründen, um Dich der Verantwortung zu entziehen, aber wähle strategisch aus, was du übernehmen kannst.

Dies bedeutet keineswegs, dass ich immer Nein sage, wenn ich um Hilfe gebeten werde. Doch wenn ich „Nein“ sage, bin ich immer höflich und taktvoll und versuche jemand vorzuschlagen, der die Aufgabe gut erledigen könnte.

10. Fokussiere Dich

Es kann extrem wirkungsvoll sein, sich hundertprozentig zu fokussieren und zu konzentrieren. Vermeide alle Ablenkungen. Konzentriere Dich auf die Aufgabe. Wenn Du ordentlich organisiert und vorbereitet bist und sowohl deine Energie und deine Kraft groß genug sind, kannst Du eine Aufgabe in 20% der Zeit erledigen, die Du bei Ablenkung und möglichen Unterbrechungen benötigen würdest.

11. Führe ein Effizienzkonto

Hohe Leistungsfähigkeit ist nicht möglich, wenn Du nicht auf Dich selbst aufpasst. Iss gesund, treibe Sport, schlafe gut und trinke nur in Maßen.

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Ich glaube fest daran, dass Meditation eine hervorragende Art ist, die eigene Effizienz zu steigern. Es sollte transzendentale Meditation sein, Zen Meditation oder einfach eine Technik, die es erlaubt, in einen entspannten Zustand zu gelangen und dabei hilft, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die Du erledigen musst. Ganz egal wie Du es machst: Deine Batterien wieder aufzuladen, gibt dir die Kraft, noch mehr zu tun, gerade wenn Du dein Bestes geben musst.

12. Pass auf Dich auf

Es ist nicht möglich, immer “in Aktion” zu sein. Nimm Dir die Zeit, Dich um Dich selbst zu kümmern – Körper und Seele – so dass Du die höchstmögliche Effizienz erreichen kannst, wenn Du sie benötigst. Führe eine Liste von Dingen, die Du gerne tust. Finde heraus, welche Tätigkeiten Dich wieder mit Energie aufladen, und verbringe mehr Zeit mit ihnen. Dies wird Dir die Kraft geben, produktiver zu sein, wenn du zur Arbeit zurückkehrst.

Zum Schluss noch ein Ratschlag. Falls Du Dich etwas überwältigt fühlen solltest, nachdem Du dies gelesen hast, empfehle ich Dir, zurück zur Regel Nr. 1 zu gehen und Gelassenheit (Zufriedenheit) zu der Liste deiner Ziele hinzuzufügen. Bei Zeitmanagement geht es nicht darum, Stress zu erzeugen, sondern darum, Dir die Zeit zu nehmen, die Person zu sein, die Du wirklich sein möchtest.

 

Bildquelle: pixabay.com von obpia30 / License: CC0 Public Domain

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Frederick
Gründer und Autor bei bizNERD
Frederick Schmitt ist Serien Gründer, darunter zwei App-Unternehmen, Autor von bizNERD und Autodidakt mit Leib und Seele. Seit seinem 8. Lebensjahr ist er unternehmerisch aktiv, hat fast 400 Bücher gelesen und praktiziert Shaolin Kung Fu.

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